Algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming ZODI INNOVATIONS

Versie dd. 17/01/2023

Zodi Innovations respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

ZODI INNOVATIONS,

Met maatschappelijke zetel te Lierbaan 203, 2580 Putte, met ondernemingsnummer: 0738.456.248.

Hierna vermeld als “de vennootschap”.

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

De vennootschap verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord “we” om te verwijzen naar de vennootschap. De vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Indien u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met dhr. Jens Polspoel van de vennootschap door te mailen naar [email protected]. U kunt daar ook terecht met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

2. Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u met ons een dienstenovereenkomst aangaat, een offerte opvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

3. Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de overeengekomen diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om u onze diensten te kunnen aanbieden, of gegevens van u die u aan ons geeft m.o.o. bewaring/beveiliging in onze systemen in het kader van onze dienstverlening die bij overeenkomst werd overeengekomen.

Het gaat aldus over gegevens om u te identificeren (naam, adres, klantnummer, rekeningnummer…), om u te contacteren ( adres, telefoon- of gsmnummer, fax, e-mail, gebruikersnaam, identificatiegegevens over de toestellen die u gebruikt…) en om u correct van dienst te kunnen zijn (welke producten of diensten u gebruikt, voorkeuren en interesses, activiteit, feedback…).

Daarnaast worden ook de gegevens van uw eigen klanten verwerkt aangezien dit kadert in het doel van de overeenkomst.

4. Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken een aantal manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen. Bijvoorbeeld voor de opmaak van een offerte.

Gegevens worden voornamelijk verwerkt in het kader van onze dienstverlening voor u. Het verwerken van gegevens is inherent aan het doel van de overeenkomst.

5. Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om de overeenkomst te kunnen uitvoeren die u met ons aangaat. Indien wij deze gegevens niet van u krijgen, kunnen wij niet op de best mogelijke wijze onze diensten ten behoeve van u uitvoeren. Bijvoorbeeld:

Om ons Platform aan te bieden en te onderhouden;
Om u op de hoogte te brengen van wijzigingen aan ons Platform;

Om u in staat te stellen deel te nemen aan interactieve functies van ons Platform wanneer u daarvoor kiest;

Om klantenondersteuning te bieden;

Om analyses of waardevolle informatie te verzamelen zodat wij ons Platform kunnen verbeteren;

Om het gebruik van ons Platform te monitoren;
Om technische problemen op te sporen, te voorkomen en te verhelpen;

6. Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens teneinde zelf te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (artikel 6.1.a Algemene verordening Gegevensbescherming).

Daarnaast verwerken we uw persoonsgegevens op basis van de door uzelf gegeven toestemming daartoe (artikel 6.1.b Algemene verordening Gegevensbescherming).

We verwerken uw persoonsgegevens aangezien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de door ons gesloten overeenkomst (artikel 6.1.c Algemene verordening Gegevensbescherming).

7. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende 30 dagen op onze back-up systemen.

Bij de bewaring wordt aldus een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief door de loutere bewaring van uw gegevens op onze back-up systemen.

Bepaalde gegevens van voormalige klanten kunnen gedurende de daartoe noodzakelijk periode na beëindiging van de overeenkomst worden gebruikt om de voormalige klant te herkennen uit bv. juridische, fiscale of boekhoudkundige noodzaak. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard slechts beperkt toegankelijk.

8. Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Ze worden niet standaard gedeeld, maar worden bewaard in een extern CRM- en marketingsysteem.

Uw persoonsgegevens kunnen door ons bekend gemaakt worden aan derden. Deze derden hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens om namens ons taken uit te voeren en zijn verplicht deze niet voor andere doeleinden openbaar te maken of te gebruiken. Wij kunnen uw persoonsgegevens bekendmaken aan de volgende partijen:

• –  Derden die diensten aan ons verlenen of die namens ons diensten verlenen, zoals IT- dienstverleners, leveranciers van betaaldiensten, PR-dienstverleners, consultants,…;
• –  Overheidsinstanties zoals politie en justitie indien we hiertoe wettelijk verplicht zijn of naar aanleiding van een geldig verzoek;
• –  In het kader van een fusie, overname of verkoop van activa, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld. We zullen u hiervan in kennis stellen voordat uw persoonsgegevens worden gedeeld en u zal onderworpen zijn aan een ander Privacybeleid.

– Werknemers, vertegenwoordigers, aandeelhouders, (onder)aannemers, gelieerde ondernemingen, externe adviseurs of consultants van ons.

Bij het doorgeven van persoonsgegevens aan derden zorgen we er altijd voor dat we passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen treffen. Waar nodig zullen we bijvoorbeeld een doorgifteovereenkomst of een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin beperkingen op het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen ten aanzien van de beveiliging van uw persoonsgegevens zijn opgenomen.

Uw persoonsgegevens zullen niet worden uitgeleend of verkocht aan derden voor marketingdoeleinden, tenzij mits uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming.

9. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

De verzamelde persoonsgegevens worden standaard opgeslagen binnen de Europese Unie.

Indien uw persoonsgegevens verwerkt zouden worden buiten de Europese Unie, dan zorgen wij ervoor dat deze bedrijven, wel over een passend beschermingsniveau beschikken. In het bijzonder zullen wij met hen in dat geval Standaard Contractual Clauses (SCC) afsluiten. We garanderen altijd geval per geval na te gaan of er sprake is van een passend beschermingsniveau voor overdrachten naar derde landen. Onze servers bevinden zich momenteel binnen de Europese Unie.

10. Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Om de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, hebben we verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen en dit zowel in onze kantoren en/of via onze websites. Zo hebben we bijvoorbeeld de nodige firewalls in dienst die externe toegang van buitenaf beveiligen, wordt een stringent paswoordbeleid toegepast.

De toegang tot uw persoonsgegevens door onze personeelsleden is strikt beperkt tot de personeelsleden die hiervoor gemachtigd zijn en beperkt tot de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de taken van deze personeelsleden.
We kunnen echter niet verantwoordelijk worden gesteld als er zich bij die verwerkers, in overeenstemming met de geldende wetgeving weliswaar, ondanks de genomen maatregelen, incidenten zouden voordoen.

11. Wat zijn uw rechten?

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt, hebt u een aantal rechten. We lijsten deze hierna voor u op.

11.1. Recht op toegang/inzage

Als betrokkene kan u op elk moment inzage vragen in de gegevens die we over u verwerken. Als u uw recht van inzage wenst uit te oefenen dan kan dit via de hieronder weergegeven kanalen. Om uw recht van toegang/inzage uit te oefenen en iedere ongeoorloofde

openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient u ons evenwel een bewijs van uw identiteit te verschaffen.

11.2. Recht op verbetering

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die we over u hebben bewaard niet langer up to date/correct zijn. U kan ons dan ook steeds vragen om die persoonsgegevens te verbeteren of te vervolledigen, u dient ons evenwel eerst een bewijs van uw identiteit te verschaffen zoals hier verder uiteengezet.

11.3. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht om te vragen om uw persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan uzelf of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. We wijzen er wel op dat de geldende privacywetgeving in een aantal beperkingen voorziet, zodat dit recht van overdraagbaarheid niet toepasselijk is op alle gegevens.

11.4. Recht om zich te verzetten

Indien u zich niet kan vinden in de manier waarop we bepaalde persoonsgegevens verwerken, kunt u zich hiertegen verzetten. U neemt hiervoor contact met ons op via [email protected]. Uw verzet zal ingewilligd worden tenzij er dwingende reden zijn om dit niet te doen, bv. wettelijke verplichting of uitvoering van de overeenkomst.

11.5. Recht om uw gegevens te laten verwijderen
U heeft niet alleen het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde

persoonsgegevens te laten veranderen, u heeft ook het recht deze te laten verwijderen.

U kan hiervoor contact opnemen met [email protected]. Hou er wel rekening mee dat de geldende privacywetgeving voorziet in een aantal uitzonderingen.

12. Algemene informatie

Indien u vragen, klachten of opmerkingen hebt over onze privacyverklaring of de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, inclusief het uitoefenen van uw rechten kan u contact opnemen met ons

Dit kan via:
Telefoon op (+32) 478/91.38.86
E-mail naar [email protected]
Brief naar ZODI INNOVATIONS, Lierbaan 203, 2580 Putte.

Ieder verzoek tot inzage, correctie, schrapping ,… van gegevens dient een duidelijke opgave te bevatten van wat u concreet wenst in te zien, corrigeren, schrappen,… . Uw verzoek dient

ondertekend en gedateerd te zijn en een kopie van de voorkant en achterkant van uw identiteitskaart te bevatten. Indien aan deze voorwaarden is voldaan zullen we zo snel mogelijk uw verzoek behartigen.

Voor de volledigheid informeren we u dat, mochten wij niet reageren op uw vraag of indien ons antwoord niet voldoet aan de verwachtingen, u steeds het recht hebt om een klacht in te dienen bij de daarvoor bevoegde overheidsinstanties.

We kunnen deze privacyverklaring te allen tijde aanpassen. We raden u dan ook aan om onze privacyverklaring regelmatig na te kijken. De meest recente versie is steeds terug te vinden op onze website.

Onze algemene voorwaarden en/of de voorwaarden van specifieke diensten hebben, in geval van tegenstrijdigheid, voorrang op deze privacyverklaring.

Deze versie van de privacyverklaring werd op 17 januari 2023 het laatst gewijzigd.