Voor de Vlaamse Federatie Hondensport vzw is een digitale applicatie ontwikkeld die het gehele wedstrijd gebeuren van de agility discipline digitaliseert en geautomatiseerd. Vroeger kwam er een gehele administratie kijken bij het organiseren van een wedstrijd.

• Je had 1 persoon nodig die alle uitslagen opschreef op een papiertje.
• Dit papiertje werd afgegeven aan de persoon die het secretariaat doet op de dag van de wedstrijd.
• Een kopie van dit papiertje werd in een emmer gestoken, tussen al de andere papiertjes.
• Na afloop van de wedstrijd moesten al deze uitslagen omgezet worden naar pdf en naar de webmaster doorgegeven worden.
• De webmaster plaatste deze uitslag op zijn beurt op de website.
• Nadien hielt de persoon van het agility secretariaat een aparte excel lijst bij, waarin hij de punten telkens toevoegde voor de berekening van de supercup.

Dit volledige administratieve proces hebben we kunnen digitaliseren en automatiseren.

Als eerste hebben we ervoor gezorgd dat er 1 persoon van het wedstrijdpersoneel kan verdwijnen. Het is namelijk wat zot dat er iemand alles op een papiertje schrijft en dat er nadien iemand alles zomaar dient over te schrijven. Ten eerste is dit niet alleen saai om te doen, hierbij komt dan ook nog eens dat je niet kan genieten van de wedstrijd zelf.

Hierdoor hebben wij een applicatie ontwikkeld dat al deze problemen oplost. De persoon die de uitslagen vroeger op een papiertje schrijft, duid dit nu onmiddellijk aan op een tablet, in de applicatie. De volledige berekening van de uitslagen zit ook verwerkt in deze applicatie. Het enige dat de federatie nog moet meenemen naar de wedstrijd is de tablet. Zo moet er niet meer gesleurd worden met een computer, printer, aankoop van inktpatronen, aankoop van papier, …

In samenspraak met de Vlaamse Federatie Hondensport vzw, zijn we net weer dat stapje verder gegaan. Zo hebben we het volledige administratie proces dat zich voordoet na afloop van de wedstrijd, door de mensen achter de schermen kunnen automatiseren. Wanneer de wedstrijd afgelopen is drukt de personen die ringmeester was op de knop opslaan en worden de uitslagen naar de online databank gestuurd. Vanaf dat dit gebeurd is staat de uitslag onmiddellijk gepubliceerd op de website en kan deze gewoon afgelezen worden op de tablet, op de dag van de wedstrijd. Doordat deze uitslagen naar de punten module worden gestuurd van de vlaamse federatie hondensport, kunnen deze uitslagen dus ook automatisch worden toegevoegd aan de supercup, zodat dit ook niet meer moet bijgehouden worden in apart excel bestanden.

Door het digitaliseren van het wedstrijd secretariaat kregen de spelers uiteraard geen handgeschreven papiertjes meer. We zagen ook enkele problemen bij het papieren systeem:

1. Als het regende is je papiertje eigenlijk niets meer waard, want dan is het onleesbaar geworden.
2. Niet iedereen komt zijn/haar papiertje uit de emmer halen, hierdoor sta je soms enkele minuten te zoeken totdat je jouw puntenblad gevonden hebt.
3. De speler zijn uitslag zit ook niet altijd onmiddellijk in de emmer, waardoor je soms aan het zoeken was naar je puntenblad dat er nog niet was.
4. Tot slot had je ook spelers die het verkeerde puntenblad meenamen, waardoor de speler waartoe het puntenblad behoorde zijn punten dus niet kan bekijken.

We moesten de spelers om een efficiëntere manier kunnen benaderen. Hierbij moesten we rekening houden met 2 zaken. Enerzijds met het niet belasten van het wedstrijdpersoneel en anderzijds het eenvoudiger ter beschikking stellen van de uitslagen aan de correcte personen. Hierbij hebben we besloten om de uitslagen door te sturen per SMS aan de spelers. Wanneer een speler dus gelopen heeft, heeft de ringmeester al zijn/haar fouten genoteerd op de tablet. Wanneer de speler dan het terrein verlaat, krijgt hij onmiddellijk zijn uitslag van dat parcours doorgestuurd per SMS, wat dus veel efficiënter is.

Deze applicatie staat gepubliceerd in de play store