“Wat kost dat?” is de eerste vraag in bijna elk gesprek over maatwerksoftware, en terecht. Het eerlijke antwoord is: dat hangt af van wat u nodig heeft. Dat klinkt ontwijkend, dus in dit artikel maken we het concreet. U leest welke factoren de prijs bepalen, welke kosten vaak over het hoofd gezien worden en hoe u het budget onder controle houdt.
Een prijslijst vindt u hier niet: geen twee projecten zijn gelijk. Wel weet u na het lezen waar een offerte vandaan komt, en welke vragen u stelt om offertes eerlijk te vergelijken.
Waarom er geen standaardprijs bestaat
Maatwerksoftware wordt gebouwd rond uw processen. De prijs volgt dus uit de tijd die nodig is om die processen te analyseren, te bouwen, te testen en in productie te brengen. Die tijd hangt af van de omvang en de complexiteit van wat u vraagt, niet van een vast pakket.
Een prijs zonder analyse is daarom altijd een gok. Een betrouwbare offerte begint met een gesprek over hoe u vandaag werkt, waar het knelt en wat de software moet oplossen. Pas dan valt de scope af te bakenen en het werk in te schatten.
Zes factoren die de prijs bepalen
1. Hoeveel processen de software ondersteunt
De belangrijkste factor is de omvang: hoeveel processen, schermen en uitzonderingen moet de software aankunnen? Een tool die één proces digitaliseert, zoals het opvolgen van aanvragen, is een ander project dan een volledig ERP voor bestellingen, planning, voorraad en facturatie.
Vooral de uitzonderingen tellen. Het standaardpad is zelden het meeste werk; de randgevallen zijn dat wel. Een order die halverwege wijzigt, een klant met afwijkende voorwaarden, een shift die opgesplitst wordt: elk scenario moet bedacht, gebouwd en getest worden.
2. Wie de software gebruikt
Elke groep gebruikers krijgt eigen schermen en eigen rechten. Een interne tool voor tien medewerkers is eenvoudiger dan een platform waarop ook klanten, leveranciers en chauffeurs inloggen. Bij Van Cauwenbergh Transport werken planners, klanten en chauffeurs elk met een eigen deel van hetzelfde platform: een planning, een klantenportaal en een chauffeursapp.
3. Koppelingen met andere systemen
Software die met uw boekhouding, uw betaalprovider of de systemen van uw klanten praat, bespaart later veel handwerk. Maar elke koppeling vraagt afspraken over het formaat, foutafhandeling en tests met de andere partij. Bij Fluentes verlopen facturatie en boekhouding volledig automatisch; bij Van Cauwenbergh sturen leveranciers hun aanvragen via EDI door. Dat zijn de onderdelen die het meeste opleveren, en ook de onderdelen die tijd vragen.
4. Apps naast de webapplicatie
Een webapplicatie werkt op elk toestel met een browser. Heeft u daarnaast apps nodig, bijvoorbeeld voor tablets op de werkvloer of telefoons onderweg, dan komt daar ontwikkel- en testwerk bij. Bij Fluentes werkt het atelier met iPad-apps die orders in real time bijwerken.
5. Bestaande gegevens en software
Start u niet van nul, dan moeten de bestaande gegevens mee. Klanten, orders, historiek: ze moeten opgekuist, omgezet en gecontroleerd worden. Voor Transmoove analyseerden we eerst de bestaande software, zodat het nieuwe platform aansluit op de vertrouwde werkwijze.
6. Eisen rond beveiliging, beschikbaarheid en regelgeving
Software die persoonsgegevens verwerkt, moet in orde zijn met de GDPR. Software die altijd beschikbaar moet zijn, vraagt monitoring, back-ups en een infrastructuur die fouten opvangt. En sommige sectoren hebben wettelijke vereisten, zoals het digitale schietregister in Shootwise. Hoe hoger de eisen, hoe meer werk er in ontwerp en tests gaat.
De kosten die vaak vergeten worden
Een offerte voor de bouw is niet de volledige kost. Reken ook op:
- Hosting en beheer. Software draait op servers die bewaakt, bijgewerkt en geback-upt moeten worden. Dat kunt u zelf regelen of uitbesteden, bijvoorbeeld via DevOps as a Service.
- Onderhoud. Frameworks, bibliotheken en besturingssystemen krijgen updates, ook voor de beveiliging. Software die niemand onderhoudt, veroudert. In ons artikel over Symfony 8 leest u waarom tijdig upgraden loont.
- Doorontwikkeling. Na de livegang komen er nieuwe wensen. Dat is een goed teken: de software wordt gebruikt. Voorzie er budget voor.
- Uw eigen tijd. Iemand van uw kant beslist over prioriteiten, test tussentijdse versies en geeft feedback. Die betrokkenheid bepaalt mee het succes.
Zo houdt u het budget onder controle
Begin met een analyse
Breng eerst in kaart wat de software moet doen, voor wie, en wat het belangrijkste is. Een goede analyse voorkomt verrassingen halverwege en levert een offerte op met een duidelijke scope, planning en budget.
Start met de kern
Bouw niet alles in één keer. Begin met het proces dat vandaag de meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert. Een eerste werkende versie staat er meestal binnen enkele weken tot maanden, afhankelijk van de scope. Zo ziet u snel resultaat en beslist u op basis van echt gebruik wat er daarna komt.
Werk in iteraties met demo’s
Korte ontwikkelrondes met regelmatige demo’s houden u aan het stuur. U ziet tussentijds wat er gebouwd wordt en kunt bijsturen voor er tijd verloren gaat aan iets wat u anders bedoelde.
Vergelijk de totale kost over meerdere jaren
Vergelijk niet alleen de bouwkost met de prijs van een pakket. Tel licenties per gebruiker, workarounds en dubbele invoer over meerdere jaren mee. In ons artikel Maatwerksoftware of standaardpakket rekenen we dat uit, inclusief de gevallen waarin een pakket de betere keuze is.
Vijf vragen om offertes te vergelijken
- Wat zit er precies in de scope, en wat niet? Een lage prijs met een vage scope is geen lage prijs.
- Van wie is de broncode na oplevering? Bij ons van u, zonder vendor lock-in.
- Hoe verloopt het na de livegang? Wie host, bewaakt en onderhoudt de software, en onder welke voorwaarden?
- Hoe gaat de bouwer om met wijzigingen? Nieuwe inzichten tijdens het project zijn normaal. Vraag hoe ze ingepland en begroot worden.
- Welke vergelijkbare projecten zijn al opgeleverd? Vraag naar cases uit uw sector. Die van ons vindt u onder meer bij transport en logistiek en productie.
Een offerte op maat
Bij Zodi Innovations start elk traject met een vrijblijvende analyse. Daarna krijgt u een offerte met een duidelijke scope, planning en budget, en werken we in iteraties zodat u vroeg resultaat ziet en de kosten onder controle blijven. Benieuwd wat uw project zou kosten? Bekijk onze aanpak voor maatwerksoftware of neem contact op.
